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A digitalização de documentos consiste em transformar um documento suportado em papel ou microforma para o meio digital, preservando o original. As aplicações são várias, mas se deve sempre levar em consideração a necessidade interligada ao custo beneficio. Para tanto, quando se pensa em digitalização de documentos concomitantemente deve se pensar em um pré-projeto capaz de identificar as reais necessidades que justifique ou não a digitalização.

Geralmente a digitalização aplica-se as massas documentais que demandem muitas pesquisas e têm necessidade de consultas simultâneas ou quase simultâneas por vários usuários ou ainda como backup objetivando a preservação do original. Observando que no Brasil ainda não existe uma Legislação pertinente ao processo de digitalização (captura da imagem de um documento em mídia física).

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